Rozpočet
Jak porovnat nabídky pronájmu: co samotná cena sálu neříká
Jedna nabídka zahrnuje techniku a obsluhu, druhá jen místnost. Srovnávejte stejný rozsah, ne první částku.
Začněte společným zadáním
Pošlete všem vybraným místům stejné údaje: termín, časy stavby a akce, počet hostů, uspořádání, program a požadavky na občerstvení. Bez toho dostanete zdánlivě srovnatelné ceny za různé služby. Jeden prostor počítá s odpolední přípravou, jiný jen s večerním nájmem. Rozdíl zjistíte až ve chvíli, kdy se zeptáte na jednotlivé položky.
Oddělte nájem od minimální konzumace
Místo může pracovat s nájmem, minimálním odběrem občerstvení nebo jejich kombinací. Zjistěte, co se stane, když skutečná útrata nedosáhne sjednaného minima, a zda se do ní počítají všechny nápoje. Ptejte se také na servisní poplatky, podmínky prodloužení a to, zda jsou částky uvedeny s DPH. Žádný z těchto modelů není sám o sobě špatný; problém je jejich smíchání při porovnání.
Technika musí mít konkrétní rozsah
Položka „ozvučení v ceně“ může znamenat podkres v restauraci i kompletní vybavení pro konferenci. Napište počet mikrofonů, potřebu přehrávání hudby, projekce, řečnického pultu a obsluhy. U kapely nebo DJ předejte technické požadavky předem. Ověřte, zda je nutné použít dodavatele prostoru a jestli vlastní technik smí pracovat s místním vybavením.
Počítejte čas, který hosté nevidí
Do kalkulace patří stavba, zkouška, vyklizení i případné čekání dodavatelů. Krátký přístup před akcí může prodražit personál nebo omezit dekorace. U pražských prostorů se ptejte na možnosti vykládky a použití výtahu. Nepředpokládejte, že dodávka může zůstat před vchodem po celou dobu instalace.
Připravte si společnou tabulku
Porovnávejte nájem, catering, nápoje, techniku, personál, šatnu, úklid, výzdobu a dopravu v oddělených řádcích. U každého napište: zahrnuto, příplatek, nebo zatím nepotvrzeno. Neznámá položka není nula. Ke každé nabídce přidejte provozní omezení, protože levnější varianta nemusí umožnit požadovaný průběh večera.
Před potvrzením vyřešte změny
Zeptejte se na termín finálního počtu hostů, změnu rozsahu, prodloužení akce a storno podmínky. Projděte je s člověkem, který u vás objednávku schvaluje. Není potřeba hádat přesný rozpočet z obecného ceníku: použijte stejné zadání a vyžádejte konkrétní nabídky. Dostanete srovnání, které lze skutečně obhájit před vedením firmy.
Vyberte si další krok
OD VÝBĚRU K PŘÍPRAVĚ
Máte už první představu?
Pošlete počet hostů, termín a vybraná místa. Tým profiEVENT s vámi projde program i produkční možnosti.