Hosté a logistika
Zahraniční hosté v Praze: jak navázat denní a večerní program
Jeden kontakt, srozumitelná navigace a skutečné časové rezervy. Program začíná už příjezdem hosta.
Vytvořte jednu cestu hosta
Projít si harmonogram očima účastníka je užitečnější než kontrolovat jen začátky vystoupení. Kde získá informace po příjezdu? Kam si odloží zavazadlo? Kdy se dostane do pokoje a kolik času má na převlečení? Pokud tyto body nevyřešíte předem, vzniknou improvizované přesuny právě v době, kdy se má skupina potkat.
Denní program a společenský večer mají různé tempo
Prohlídka města pracuje s pohybem, počasím a schopností skupiny držet pohromadě. Večer potřebuje včasný příchod, registraci a klid na setkání. Návaznost proto nesmí stát na příliš těsném odhadu přesunu. Oddělte čas samotného programu, přesunu, odpočinku a vstupu do večerní části.
Pražská realizace jako konkrétní příklad
ProfiEvent u setkání AGC spojil denní poznávání Prahy s večerním programem ve stylu Jamese Bonda v hotelu Clarion. Tato realizace dokládá propojení dvou částí dne. Není univerzálním časovým plánem: pro další skupinu je nutné znovu ověřit ubytování, složení hostů, dopravu a rozsah programu. Celá případová studie zůstává na hlavním webu ProfiEventu.
Sjednoťte jazyk informací
Pozvánka, orientační značení a moderátor by měli pracovat s předem potvrzenými jazyky. Dlouhé instrukce na pódiu nenahradí jednoduchou písemnou informaci. Připravte kontakt na odpovědnou osobu a postup pro hosta, který se opozdí. Ověřte také jména, výslovnost a pořadí řečníků; oprava na poslední chvíli může zdržet celý blok.
Dopravu plánujte podle skupiny
Zvažte, zda hosté pojedou samostatně, společným transferem nebo půjdou pěšky. Každá varianta potřebuje jinou instrukci a jinou koordinaci. Nepřebírejte ideální dojezdové časy bez ohledu na den a hodinu. Při více místech určete člověka, který ví o změnách a dokáže současně informovat recepci, produkci i moderátora.
Co přidat do produkčního zadání
Vedle termínu a počtu hostů pošlete časy příjezdů, ubytování, požadavky na jazyky, možnosti účastníků a plánované přesuny. Potvrďte kontaktní osoby na každém místě a způsob předání změn. Díky tomu lze připravit den, ve kterém se host orientuje a není odkázán na náhodné dotazování kolegů.
Podklad: Celý příběh realizace AGC Praha na ProfiEvent.cz. Ověřeno 2. 10. 2026.
Vyberte si další krok
OD VÝBĚRU K PŘÍPRAVĚ
Máte už první představu?
Pošlete počet hostů, termín a vybraná místa. Tým profiEVENT s vámi projde program i produkční možnosti.