PRŮVODCE PRO HR, MARKETING A ORGANIZÁTORY
Jak připravit firemní akci v Praze.
Praktická rozhodnutí před rezervací: kde se hosté potkají, jak se tam dostanou, co musí prostor umět a které detaily patří do zadání produkci.
PRAKTICKÝ PLÁNOVAČ PRAŽSKÉ AKCE
Jaké zázemí bude
vaše akce potřebovat?
Vyberte formát, velikost skupiny a odkud hosté přijíždějí. Získáte první seznam věcí, které ověřit ještě před rezervací místa.
Průvodce přípravou akce v PrazeNa co myslet při výběru místa
- Ověřte skutečnou kapacitu v zamýšleném uspořádání včetně programu a cateringu.
- Projděte příchod hostů, zásobování a možnosti dopravy po konci akce.
- Vyžádejte si technické podmínky, čas přípravy a omezení hudebního programu.
Orientační pomůcka pro přípravu zadání. Dostupnost a podmínky konkrétního prostoru ověřujeme individuálně.
Probrat zadání s produkcí1. Nejdřív účel a lidé. Potom adresa.
Pro setkání zaměstnanců po práci může být rozhodující doprava z kanceláře a možnost návratu domů. U zahraničních klientů vstupuje do rozhodování ubytování, jazyk programu a přesuny. Rodinný den zase potřebuje zázemí pro děti, odpočinek a variantu pro změnu počasí. Sepište si tyto požadavky dříve, než začnete porovnávat sály.
2. Centrum, městská čtvrť, nebo okolí Prahy?
Centrum může doplnit reprezentativní setkání atmosférou města. U konkrétního místa ale ověřte příjezd techniky, zásobování, výtah a čas pro stavbu. Místo poblíž kanceláří může snížit počet přesunů. Areál za městem nabízí jiný typ programu, ale vyžaduje samostatné řešení dopravy a času stráveného na cestě.
V zadání uveďte, odkud lidé vyrážejí, zda přijedou individuálně a jestli po akci zůstávají v Praze. Dobrý prostor je takový, který sedí konkrétní skupině — ne automaticky ten nejznámější.
3. Kapacita není jedno číslo.
Počet hostů u stolů, při prezentaci a na večírku v pohybu se liší. Do půdorysu zakreslete také pódium, catering, šatnu, stanoviště a technickou režii. Požádejte prostor o potvrzení kapacity pro skutečné uspořádání. U rodinné akce nezapomeňte započítat děti a doprovod.
4. Jeden den na více místech potřebuje rezervu.
Pokud konference, ubytování a večerní program probíhají jinde, mají přesuny vlastní místo v harmonogramu. Určete, kdo skupinu provází, kde se hosté potkají a jak dostanou informace při změně. U pražského eventu AGC navazoval denní program ve městě na společenský večer v Clarionu. Právě návaznost byla součástí produkčního zadání.
5. Co musí obsahovat nabídka prostoru?
- Časy převzetí, stavby, zkoušek, akce a vyklizení.
- Technické vybavení v ceně a podmínky vlastních dodavatelů.
- Kapacitu v konkrétním uspořádání, zázemí a přístupnost.
- Podmínky hudebního programu a konec provozu.
- Catering, personál, šatnu, úklid a případné další položky.
- Postup při změně počtu hostů, termínu nebo počasí.
Porovnávejte celkový rozsah, ne samotný nájem. Konkrétní podmínky si vždy potvrďte přímo s provozovatelem.
6. Jaké podklady poslat produkci?
Stačí účel akce, orientační termín, počet a složení hostů, rozpočet a informace, zda už máte vybraný prostor. Přidejte požadavky na jazyky, dopravu, dostupnost a rozsah programu. Pokud si něčím nejste jistí, napište to rovnou — může to zásadně ovlivnit výběr formátu.
OD VÝBĚRU K PŘÍPRAVĚ
Máte už první představu?
Pošlete počet hostů, termín a vybraná místa. Tým profiEVENT s vámi projde program i produkční možnosti.